Die OHB System AG sucht für den Bereich Telekommunikation Satelliten am Standort Bremen für eine unbefristete Festeinstellung eine:n
Assistent:in (m/w/d)
Ihre Aufgaben
Zusammenfassung der allgemeinen Aufgaben
Unterstützung des Teams und der Projektleitung bei allen administrativen Aufgaben
Sicherstellung der zuverlässigen Organisation des Büros sowie der Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
Aufgaben im Einzelnen
Organisation des Inventars (z.B. Küche, Drucker, Besprechungsraum, Schreibtisch, Stuhl, Laptop, etc.)
Unterstützung bei der Raumplanung und Durchführung von notwendigen Umzügen
Unterstützung bei der Urlaubsplanung und Abwesenheiten und deren Koordination
Terminkoordination, Planung und Organisation von Meetings, Buchung des Veranstaltungsortes/der Verpflegung und Einladung der Teilnehmer
gelegentliche Geschäftsreisen z.B. zu Konferenzen
Planung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen oder Besprechungen einschließlich Erstellung der allgemeinen Tagesordnung, Zusammenführung von Präsentationen, Verfassen inkl. Unterschriften von Sitzungsprotokollen (MoM) in Englisch oder Deutsch, Verfassen von Action Items (AI) in Englisch oder Deutsch
Nachverfolgung von internen und externen Action Items (AI) und deren Actionee, Fälligkeiten, Verteilung und Tracking
Übersetzung von Präsentationen aus dem Englischen ins Deutsche (falls erforderlich)
Erstellung, Pflege und Versand von Projektunterlagen und anderen teamrelevanten Dokumenten:
Präsentationen, MOMs zur Unterschrift, Entscheidungsvorlagen, Personallisten (Project Driectory), Organigramme
Unterstützung in "Planisware" und der zugehörigen Projektmanagementverwaltung:
Aktualisierung von Ressourcenplanungen und externen Kostendaten
Export von Daten und Auswertungen für Projektreviews und SPA-Folienpräsentation
Unterstützung in "SAP", Bestellungserstellung, Stundenbuchungen und Abwesenheitsanträge
Ihre Qualifikationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung
Gutes Organisationstalent und Fähigkeit Prioritäten zu setzen, Verantwortungsbewusstsein, Integrität, Loyalität, Diskretion, Vertrauenswürdigkeit
Sie haben Freude an der Arbeit im Team, eine hohe Kooperationsbereitschaft und gute kommunikative Fähigkeiten
Gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch
Gute Kenntnisse in Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio
Weitere Tools, in denen Kenntnisse von Vorteil wären: Planisware, SAP, Confluence und Eclipse
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.