Mitarbeiter*in (m/w/d) für Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation
Die Brandenburgische Technische Universität Cottbus–Senftenberg (BTU) ist eine junge aufstrebende Universität und die einzige Technische Universität des Landes Brandenburg. Mit mehr als 1.500 Beschäftigten ist die BTU einer der größten Arbeitgeber in der Lausitz und kann hier vor allem durch ihre Vereinbarkeit von Beruf und Familie überzeugen.
In der Abteilung Studium und Lehre ist im Studierendenservice in Cottbus folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:
Mitarbeiterin (m/w/d)*
für Bewerbung, Zulassung, Immatrikulation
unbefristet, Vollzeit, E 8 TV-L
Kennziffer: 92/24
Der Studierendenservice der BTU Cottbus-Senftenberg ist Ansprechbereich für Studieninteressierte von der Bewerbung über Zulassung bis zur Immatrikulation und für Studierende in allen Prüfungsangelegenheiten bis hin zum Abschluss des Studiums. In Zusammenarbeit mit den Fakultäten ist der Studierendenservice zuständig für die Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen und der studienorganisatorischen Abläufe im akademischen Kalender.
Das sind Ihre Aufgaben:
Mitarbeit bei der Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung der Zulassungs- und Immatrikulationsphasen für zulassungsbeschränkte und zulassungsfreie Studiengänge
- semesterweise Erarbeitung der Planung des Zulassungs- und Immatrikulationsgeschehens
- Koordination und Überwachung der Termine und Fristen
- Abstimmung mit den Verwaltungsbereichen International Relations Office / Studienberatung / Anwendungssysteme zur Vorbereitung der Immatrikulationsphase sowie mit Prüfungsausschüssen bzgl. Prüfmodalitäten
- organisatorische Planung und Vorbereitung von zulassungsbeschränkten internen Studiengängen und zulassungsbeschränkten Studiengängen im DoSV-Verfahren (Hochschulstart), Durchführung des Hauptverfahrens und evtl. Losverfahren
- eigenverantwortliche Bearbeitung des Online-Portals für Bewerber*innen in Zusammenarbeit mit der Verfahrensbetreuung CMS und dem IT-Service / Anwendungssysteme
- inhaltliche Erstellung und Pflege der Webseiten im Bereich Bewerbung und Zulassung
- inhaltliche Anpassung/Weiterentwicklung von Informationsmaterialien zu Bewerbung und Zulassung in Abstimmung mit der Studienberatung und Referat Corporate Identity
- Optimierung der Serviceangebote für Bewerber*innen (z. B. Erarbeitung von Merkblättern, Handlungsanleitungen, FAQs)
Prüfung und Bearbeitung von Bewerbungen, Zulassungen und Immatrikulationen für Bachelor- und Masterstudiengänge, PhD_Studiengängen sowie Gast- und Nebenhörern und weiterer Sondergruppen
- mündliche und schriftliche Beantwortung spezifischer Anfragen von Studienbewerber*innen
- Prüfung der Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Einhaltung formaler Vorgaben
- Prüfung der Qualifikationsvoraussetzungen (HZB, MZB, Nachweis über die deutschsprachige oder englischsprachige Studierfähigkeit, ggf. erforderliche Berufserfahrung) nach Immatrikulationsordnung sowie Rahmen- und jeweiligen fachspezifischen Prüfungs- und Studienordnungen, dem BbgHG bzw. nach Vorgaben der KMK/ZAB
- Abstimmung mit dem Bereich internationale Zulassungen in speziellen Fällen
- Entscheidung über direkte Zulassung sowie nach fachlicher (und formeller) Prüfung durch den jeweiligen Prüfungsausschuss
- Prüfung von Zulassungsanträgen von Gast- und Nebenhörern sowie weiteren Sondergruppen
- Ausfertigung und Versand von Zulassungs- und Ablehnungsbescheiden
- Erfassung und Korrektur/Ergänzung/Bearbeiten der Daten in HISinOne und der Auftragsverwaltung HISISY
- Kontrolle der Annahme- und Einschreibefristen/ Bezahlung und Eingang der Semestergebühren
- Immatrikulation von zugelassenen Bewerber*innen mit deutscher und ausländischer Staatsangehörigkeit
- Prüfung der Doppelbewerbungen
Das bringen Sie mit:
Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Weiterbildung in einer für die Wahrnehmung der Aufgaben geeigneten Fachrichtung z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r.
Außerdem bringen Sie Kenntnisse der Hochschulverwaltung, -strukturen und -abläufe sowie Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Bewerbermanagement mit. Sie können auf Kenntnisse im Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) zurückgreifen und haben sehr gute Kenntnisse der im Bereich verwendeten Software und Systeme, insbesondere HIS-Projekte. Ihr Profil wird durch sehr gute Englischkenntnisse abgerundet.
Persönlich zeichnen Sie sich durch eine ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Zuverlässigkeit aus. Des Weiteren verfügen Sie über ein sehr gutes Organisationstalent, Eigeninitiative, Gründlichkeit sowie Belastbarkeit.
Für weitere Informationen über die zu besetzende Stelle steht Ihnen Stefanie Kloss (E-Mail: stefanie.kloss@b-tu.de (https://mailto:stefanie.kloss@b-tu.de) , Tel.: 0355 69-2165) gern zur Verfügung.
Das bieten wir Ihnen:
Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung nach dem Tarifvertrag der Länder. Unsere Mitarbeiter*innen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Erholungsurlaub nach TV-L, verschiedenen internen und externen Weiterbildungsangeboten sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs- und Gestaltungspotenzial.
Die BTU Cottbus-Senftenberg engagiert sich für Chancengleichheit und Diversitätund strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelationan. Personen mit einer Schwerbehinderung sowie diesen Gleichgestellte werdenbei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet.
Bitte beachten Sie die näheren Hinweise zum Auswahlverfahren (https://www-docs.b-tu.de/verwaltung/public/stellen/Hinweise_zum_Auswahlverfahren.pdf) auf der Internetseite der BTU.
Ihre Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer ausschließlich per E-Mail bis zum 27.05.2024 an die Abteilung Studium und Lehre der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg, E-Mail: lehre-studium@b-tu.de (https://mailto:lehre-studium@b-tu.de) .
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
