Abteilungsleiterin Schulorganisation, Kennziffer: 88AE2024*
Bei der Hanse- und Universitätsstadt ist die o. a. Planstelle im Schulverwaltungsamt in Vollzeit (39 Wochenstunden) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Wir suchen einen Mitarbeiterin für nachfolgende Aufgaben:**
I. Personelle und fachliche Führung der ca. 158 Mitarbeiterinnen der Abteilung mit den Sachgebieten Schulorganisation (Schulsekretariate, Integrationsassistent*innen, Schularchiv, Bundesfreiwilligendienst, Schülerbeförderung) und Sachgebiet Vergabestelle
- Planen und Festlegen der Aufgabenerfüllung und des Personaleinsatzes einschließlich Zuordnung temporär anfallender Arbeiten
- Einweisen und Unterstützen der Mitarbeiterinnen bei schwierigen und komplexen Aufgaben sowie Beraten und fachliches Anleiten der Mitarbeiterinnen
- Durchführen regelmäßiger Besprechungen zur Koordinierung der Aufgabenerfüllung und Erläutern bedeutsamer Einzelfälle
- Durchsehen des Posteinganges und Erteilen von Bearbeitungshinweisen
- Überwachen der Aufgabenerfüllung
- Organisieren und Kontrollieren von Planungs-, Verwaltungs-, Verfahrens- und Arbeitsabläufen im Zuständigkeitsbereich
- Klären von Angelegenheiten grundsätzlicher Art und Treffen von Grundsatzentscheidungen im Zuständigkeitsbereich
- Führen von Mitarbeiter*in-Vorgesetzten-Gespräche/LOE, Erstellen von Einschätzungen
- II. Fachliche Leitung Schulorganisation
- Bearbeiten von Grundsatzfragen, Grundsatzplanungen, Grundsatzentscheidungen, einschließlich des Vorbereitens von Entscheidungen unter Einbeziehen der zu beteiligenden Organisationseinheiten, des Schulamtes bzw. zu beteiligender Dritter zu/für:
- Entwicklung von strategischen Handlungsansätzen
- Definieren von Zielen (Sachziele, Terminziele, Kostenziele)
- Unterstützen und Beraten der Amtsleitung bei der Erfüllung der strategischen und organisatorischen Aufgaben
- Regelungen über die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben und Prozesse
- Umsetzen konkreter rechtlicher Vorgaben bzw. Festlegungen zu allgemeinen Gesetzestexten treffen
- Sachlich/materielle Voraussetzungen für den Schulbetrieb/Grundsätze der Schulorganisation
- Schaffen von Rahmenbedingungen für den Datenschutz
- Ausschreibungen und Beschaffung von u. a. Schulmobiliar, Schulgeräten, Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen, Lehr- und Unterrichtsmittel, Schülerbeförderung in besonders schwierigen Fällen, abschließende fachliche Wertung im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren
- Organisation und Sicherstellung der Schulspeisung
- Organisation und Sicherstellung der Schülerbeförderung
- Zusammenarbeit mit den schulischen Mitwirkungsgremien, z. B. Schulkonferenzen, Stadtelternrat, Schülerrat
- Stellungnahmen zu schulischen Modellversuchen
- Stellungnahmen im Rahmen der Beteiligung als Träger öffentlicher Belange
- Vertragsangelegenheiten
- Personalangelegenheiten wie Personaleinsatz in Schulen, zu Veranstaltungen
- Mitwirkung bei Stellenbesetzungsverfahren des Amtes
- Organisationsentwicklung des Amtes (Untersuchungen, Besetzungen, Abläufe, interne Dienst- und Geschäftsanweisungen, Stellenentwicklungen, Aufgabenkritik)
- Sammeln und Aufbereiten von Informationen sowie Beobachten der Entwicklungen
- Unterstützen und Beraten der/des Amtsleiter*in bei der Erfüllung der strategischen und organisatorischen Aufgaben
- Durchführen von Abstimmungsberatungen zur Verdichtung der Informationen
- Mitwirken in festgelegten Arbeitsgruppen im Auftrag der/des Amtsleiter*in bzw. Leiten ausgewählter Arbeitsgruppen bei Projekten, besonderen Ereignissen
- Bearbeiten von Anfragen, besonderer Beschwerdefälle und Anliegen, Entscheidung bei Widerspruchsverfahren
- Erfassen der Anregungen, Kritiken und Vorschläge sowie Auswerten, Erarbeiten von Vorschlägen
- Ansprechpartnerin für die politische Vertretung in Abstimmung mit der/des Amtsleiterin
Voraussetzungen, die Sie mitbringen sind:
- abgeschlossenes Studium (FH) Bachelor of Laws "Öffentliche Verwaltung" oder Verwaltungsbetriebswirtschaft oder ein FH-Abschluss in gleichartigen Fachrichtungen
- mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung vorzugsweise im Bereich der Schulverwaltung
- Führungs- und Leitungserfahrung und eine damit verbundene ausgeprägte Führungskompetenz
- anwendungsbereite Kenntnisse im Verwaltungs-, Haushalts- und Vergaberecht
- Kenntnisse der gesetzlichen Grundlagen (Kommunalverfassung, Schulgesetz M-V, Verwaltungsverfahrensgesetz und Zustellungsgesetz, Kommunalabgabengesetz, Verwaltungskostengesetz des Landes M-V)
- Kenntnisse PersVG M-V, TVöD
- Kenntnisse Schuldatenschutzverordnung, Schulentwicklungsplanungsverordnung und für Berufliche Schulen, Schulkapazitätsverordnung, Verordnungen, Erlasse und Verwaltungsvorschriften des Landes
- Kenntnisse im Neuen Kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen (KomDoppikEG, GemHVO, Doppik, GemKVO Doppik, einschlägige Verwaltungsvorschriften, Richtlinien)
- Kenntnisse der Richtlinien Vergabeordnung (VOL)
- Kenntnisse Versammlungsstättenverordnung
- anwendungsbereite EDV Kenntnisse in Office (Word, Excel)
- sehr gute planerische, analytische und konzeptionelle Denk- und Arbeitsweise sowie organisatorische Fähigkeiten
- ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Verhandlungsgeschick, souveränes Auftreten sowie Durchsetzungsvermögen und Entscheidungskompetenz
Entgelt: Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe 12 bewertet.
Die Bewerbungsfrist endet am 19.04.2024.
Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.
Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerber*innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
Bewerber*innen, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.
Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.
