Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung Mitarbeiter:in Sekretariat, 60-80% (m/w/d) für Baumanagementbüro
Wir sind...
ein dynamisches Baumanagementbüro in Zürich-Wipkingen mit aktuell 17 Mitarbeitern.
Unser eingespieltes Team realisiert im direkten Auftrag der Bauherrschaft oder als Arbeitsgemeinschaft mit renommierten Architekten anspruchsvolle Neu- und Umbauprojekte in der Region Zürich.
Bei uns hast Du die Chance...
aktiv in einer zukunftsorientierten Unternehmung mitzuwirken und Dich zusammen mit uns weiterzuentwickeln. Wir bieten attraktive Anstellungsbedingungen und fördern Dich stetig in Deiner beruflichen Entwicklung.
Du sollst Teil unseres Erfolgskonzeptes sein!
Wir suchen...
zur Unterstützung unseres Sekretariats eine engagierte Person und bieten eine attraktive Arbeitsstelle, um uns bei der Verwaltung des geschäftigen Alltags zu unterstützen. Als Sekretariatsmitglied wirst Du für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben verantwortlich sein, um sicherzustellen, dass das Büro reibungslos und effizient funktioniert.
Wir geben Dir die Verantwortung für...
Sekretariat allgemein
- Verwaltung des Empfangsbereichs und des Telefonanschlusses des Büros
- Empfang von Gästen und Weiterleitung von Anfragen
- Verwaltung der Korrespondenz, Post Ein- und Ausgang (inkl. Päckli) und E-Mails
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Meetings, Koordination von Terminen und Erstellung von Protokollen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Unterstützung bei der Bearbeitung der Homepage
- Verwaltung von Bürobedarf, einschliesslich Bestellungen
Unterstützung Projekt- und Bauleiter
-
Organisations- und Unterstützungsaufgaben sowie allgemeine Büroaufgaben für zugewiesene
Bau- und Projektleiter - In der Submissionsphase, Erstellen des Angebotsmantel, Versand Angebote, Angebote erfassen, Abgebote vorbereiten, versenden und erfassen, Angebotsvergleiche erstellen, Vorbereitung und Protokollierung von technischen Bereinigungsgesprächen, Auftragsbestätigungen und Absageschreiben versenden
- In der Realisierung, Erstellen und versenden von Werkverträgen, Kontrolle Dokumentenverlauf, Koordination und Teilnahme an Bausitzungen sowie deren Protokollierung
- Erstellen, weiterleiten und ablegen von Vergütungs- und Zahlungsaufträgen
- Beihilfe Abnahmen, erstellen und versenden von Mängellisten
- Archivierung von Dokumenten
Unsere Anforderungen an Dich…
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine ähnliche Qualifikation
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und Messerli Bauadministration
- Erfahrung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise in einem Baumanagementbüro oder einer ähnlichen Branche
- Ausgezeichnete organisatorisches Talent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten
Dein nächster Schritt ist es...
uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per Post oder E-Mail zukommen zu lassen. Wir freuen uns auf Deine Kontaktaufnahme und ein persönliches Gespräch.
