Intro
Du möchtest etwas bewegen?
Dann komm zur GFA Consulting Group – eines der führenden europäischen Beratungsunternehmen in der internationalen Entwicklungszusammenarbeit.
Seit 1982 hat die GFA zahlreiche Entwicklungs- und Forschungsprojekte zu Themen von globaler Bedeutung in über 130 Ländern durchgeführt.
In unseren Projekten und an unserem Hauptsitz in Hamburg engagieren wir uns für die Erreichung der Sustainable Development Goals (SDGs) und tragen auf diese Weise zur Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen weltweit und zum Schutz der Erde bei. Dabei ist unser internationales und multikulturelles Team das Herzstück unseres Erfolgs.
Wenn du unsere Leidenschaft für die Internationale Zusammenarbeit teilst und gerne in einem internationalen Umfeld arbeitest, in dem du einen Beitrag zur Gestaltung einer besseren Welt leisten kannst,
werde Teil des GFA-Teams
Aufgaben
Die
Administrativen Koordinatoren (AKs) (m/w/d)
sind zentrale Ansprechpartner:innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Deine Aufgaben
- Unterstützung bei der Projektakquise
- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert:innen
- Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
- Unterstützung bei der Projektbetreuung
- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner:in für Konsortialpartner, Expert:innen für administrative Angelegenheiten
- Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
- Büromanagement
- Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
- Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten
Anforderungen
Das bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
- Sehr gute Englisch- und Französisch- sowie gute Deutschkenntnisse
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick
- Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
Benefits
Wir bieten
Bei uns hast du die Möglichkeit, Teil eines multikulturellen und vielfältigen Teams zu sein, das in Hamburgs grünem und urbanen Stadtteil Volksdorf gemeinsam an Themen der Internationalen Zusammenarbeit arbeitet. Bei uns kannst du dich kontinuierlich weiterentwickeln und fortbilden. Dich erwartet außerdem:
- Flexible Arbeitsgestaltung: Unser flexibles Arbeitsmodell ermöglicht es, zum Teil von zu Hause aus zu arbeiten.
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Unsere familienfreundliche Firmenpolicy unterstützt dich bei einer gesunden work-life-balance. Wir gewähren einen steuerfreien Kinderbetreuungszuschuss (Tagesbetreuung) und zusätzlichen Urlaub, wenn deine Angehörigen dich brauchen.
- Gesundheit und Wohlbefinden: Mit einer Mitgliedschaft bei HanseFit hast du Zugang zu verschiedenen Fitnessstudios mit einer großen Auswahl an Wellness- und Sportprogrammen in der ganzen Stadt. Außerdem organisieren unsere Mitarbeiter sportliche Aktivitäten und Veranstaltungen.
- Öffentlicher Nahverkehr: Wir fördern die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs und bezuschussen entsprechende Monatskarten.
- Mitten im Grünen: Unser Büro barrierefreies liegt im Grünen und ist dennoch von der Hamburger Innenstadt aus gut zu erreichen. In Volksdorf findest du eine gut ausgebaute Infrastruktur mit zahlreichen Geschäften, Cafés und weiteren praktischen Einrichtungen.
In der GFA Consulting Group erleben wir täglich wie wertvoll und bereichernd Vielfalt ist und setzen uns für die Gestaltung eines integrativen Arbeitsumfelds ein, an dem deine einzigartigen Fähigkeiten und Sichtweisen wertgeschätzt werden. Wir freuen uns auf neue Kolleg:innen, die unser Verständnis von Diversität teilen. Bewerber:innen heißen wir unabhängig von Gender, Nationalität, ethnischer Herkunft, sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung und chronischen Krankheiten, Alter und sexueller Identität willkommen. Deine Fähigkeiten und deine Motivation sind unsere einzigen Entscheidungskriterien! Wir möchten dich ermutigen, dich zu bewerben und freuen uns, wenn du unsere gemeinsame Arbeit mit deinen Talenten, Fähigkeiten und persönlichen Lebenserfahrungen bereichern und voranbringen möchtest und darauf dich kennenzulernen.